Konferencer kan dreje sig om mange ting. Formålet kan eksempelvis være at udfordre og opmuntre deltagere til kreativitet og nytænkning. I sådan en situation er det vigtigt, at lokalerne det foregår i er velvalgte. Det er altså vigtigt, at omgivelserne lægger op til at tænke ud af boksen, lade idéer flyve og skøre tiltag emergere. Der skal med andre ord være højt til loftet. En lille kro med små tætte rum, mørke væge, små døre og et tungt loft er måske ikke det bedste bud til en sådan arrangement. Derimod kunne man forestille sig, at lyse lokaler, hvide vægge, åbne vidder og højt til loftet ville være passende. Det kan måske give en følelse af lethed, overskud og lyst til nye opgaver og udfordringer. Vær derfor opmærksom på stedets atmosfære, når du booker lokaler til konferencer.
Forplejning
Ligesom lokalerne kan lægge op til visse former for sammenkomster og måske modarbejde andre former, er maden også en vigtig faktor, når det gælder konferencer. Serverer du kartofler og brun sovs bliver nogle maver glade. Serverer du salat og lette friske retter bliver andre maver glade. Tænk derfor over, hvilken type mennesker, der deltager i din konference. Hvilken slags foretrækker de – hvad ville de sætte pris på, og hvad ville give dem energi og glæde til at fortsatte med konferencen. Der er ofte også forskel på alder og ønsker om mad. Yngre mennesker sætter som regel pris på noget anderledes og uprøvet. Imens er ældre mennesker ofte glad for det de kender og mere traditionelle retter.
Frisk luft
Hvis en konference varer mange timer – eller måske flere dage – kan der være behov for at trække frisk luft imellem de mange intense timer. Et konferencested med mulighed for at mærke natur og en åben himmel, kan derfor være en rigtig god idé. Det vil sandsynligvis også give deltagerne en følelse af velværd og ro, som gør, at de bedre kan koncentrere dig og deltage optimalt. Ligeledes gør det ofte en forskel på fællesskabet konferencedeltagerne imellem. Er omgivelserne rare, er der mulighed for en kort gåtur, en lun plads i solen eller andet, opstår gode snakke og frugtbare diskussioner også ofte. Det er udbytterigt for både arrangør og deltagere.